El Alcance del Proyecto - Definirlo bien es vital para el resto de la planificación.

Es común escuchar decir o leer que cada fase de planificación de la gestión de proyectos es importante y está bien dicho, pero no debemos rehuir la necesidad de marcar algunas fases que por su trascendencia además de importantes, son vitales.

Considero, sin temor a equivocarme, que la definición del Alcance del Proyecto es el proceso más importante en la planificación de la gestión de proyectos.

Según el PMBOK, el alcance debe incluir todo y únicamente todo el trabajo requerido para concluir exitosamente el proyecto. Una vez que lo definamos, este constituirá la línea base del alcance del proyecto el cual deberá ser estrictamente monitoreado a lo largo del mismo.

El éxito del proyecto estará supeditado a la conformidad del cliente con respecto al alcance previamente definido. Si esta definición previa no es lo suficientemente clara y consensuada, pueden surgir desacuerdos en cuanto a los entregables en la etapa final del proyecto y esto puede ocasionar problemas graves y costosos, pues como sabe las modificaciones en el alcance son más caras en la medida en que más avanzado esté el proyecto.

Adicionalmente, es necesario tener en cuenta que prácticamente todos los demás planes subsidiarios y etapas de planificación de la gestión de proyecto se definen en base a la línea base del alcance. La planificación del costo del proyecto, el cálculo del tiempo y cronograma  y la planificación y control de calidad se realizan en base al alcance y serán necesarias menos modificaciones en la medida en que este haya sido definido con el mayor nivel de detalle y exactitud y no lo olvide: siempre con la aprobación del cliente.

Cuando llegue el momento de definir el alcance para su proyecto, asigne este trabajo a las personas más experimentadas y capaces de su equipo, haga un seguimiento estricto del trabajo, asegúrese de definir con detalle y exactitud la línea base del alcance y finalmente, cuando definida esta, cerciórese de contar con la conformidad del cliente. Si sigue estos pasos se habrá asegurado ya parte fundamental del éxito del proyecto.